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【合同管理】变更黑洞,如此一堵了之

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【明源君说】企业可以通过构建统一标准的变更管控体系、设置科学合理的变更办理流程及借助变更预警机制,实现对变更的事前预防、事中控制、事后分析与改善的全过程精细化管控,使合同之外的成本可知、可控。

先来看一个案例:P企业项目竣工结算时,发现多份合同的结算金额是签约金额的好几倍,造成项目实际成本超目标成本180%,产品单方造价比周边相同类型的楼盘销售均价还高。

无独有偶,L企业异地项目在合同变更业务上对集团的瞒报变更高达7200万元,这些未确认变更对企业运营造成了极大的负面影响。

通过调研多家地产企业,我们发现,地产企业在合同变更环节存在三种常见问题。具体如图所示。

合同变更管理常见的三种问题

变更管理作为动态成本月度回顾的重要内容,可以保障动态成本的真实,及时地反映对利润的影响。在过程中应减少变更发生的随意性,做到权责清晰,当变更发生时,需要及时总结原因,避免重复发生。

下面我们以L企变更管理的五个维度为例,进行详细介绍。

L企作为行业的标杆,对变更的管理具有独到之处:主要通过五个维度进行变更管理,并依托成本管理系统,保障了对变更的有效管控。

L企变更管理的五个维度

一、界定变更权责,明确管理职责归属

L企业明确界定了与变更、签证管理最密切相关的三个业务部门的管理职责。具体如下图所示。

变更管理中业务部门的职责分工

从上图可以看出,研发部主要负责设计变更,工程部主要负责现场签证,造价采购部主要负责变更和签证的估价及其对成本的影响,三个业务部门的职责分工非常明确。

二、梳理变更原因,确保改进有章可循

为了加强对合同变更的规范管理,为后续的改进提供参考,L企业对常见的变更原因进行了梳理与分类。具体如下图所示。

变更原因分类

由上图可以看到,L企业不仅对每类变更产生的原因进行了分析,还进一步分析了各类变更是否会带来返工,以及对成本带来的影响。

在执行过程中,L企重点对优化设计进行了严控,避免变更原因被模糊化而影响决策及后续总结改进。对于管理不到位引起的变更,则作为后续重点改进的真实、原始参考素材,以不断优化和提升管理水平。

三、推行三大原则,保障变更整体受控

为了保障变更及时得到处理和结算,L企业确定了变更结算的三大原则。

变更管理三大原则

通过上述三原则,可以确保变更信息获取的及时性及真实性,保障了对变更的可知,并要求对于每一单的变更都要在估价之后才能执行,每月定期清理,严禁事后补办,有力加强了对变更的现场管控。

四、强化三大举措,化解合同变更难题

看到这里,相信有些地产企业会非常疑惑,自己的企业也是这样管控,为何执行不下去呢?这些企业在执行过程中往往会存在以下3大难点:

1.乙方不配合甲方的管理制度;

2.内外部人员对管理要求理解不到位;

3.缺失及时有效的变更分析;

如何破解合同执行中的这3大难题?下面我们以L企业应对合同变更管理的实践为例来作详细介绍。

案例:三大举措应对合同变更管理难题

L企业早期合同变更管理一直是老大难问题,为解决这一管理难题,L企业在分析合同变更原因的基础上,梳理、优化了和变更签证相关的业务流程,制定了变更管理的管控制度并提出了针对性的应对措施(具体如下表所示)。经过一段时间的推行,L企业基本上解决了合同变更的难题。

L企变更管理三大难点的应对措施

1.应对措施一:在合同中约定变更处理条款

(1)难点:乙方不配合

(2)措施:在合同中加入和变更签证执行相关的约定条款(如下图所示)。

合同变更签证执行条款补充协议

L企业在合同模板的梳理中,加入了与变更签证执行条款相关的补充协议,明确双方的权利和义务,大大加强了乙方对合同变更执行的配合力度。

2.应对措施二:在审批表单列出管控要求

(1)难点:内外部人员对管理要求理解不到位

(2)措施:在合同变更的审批表单中,明确各岗位的具体管控要求。具体如图所示。

合同变更审批表单(经济签证单)

L企业在合同变更的审批表单中,针对每个具体的审批岗位,列出明确的审批说明,加强了业务部门对管理要求的理解。

3.应对措施三:明确原因,定期统计分析

(1)难点:缺失及时有效的变更分析

(2)措施:在合同变更的审批表单中,需要明确导致变更的原因,并定期进行统计分析,实现管理提升。具体如下图所示。

变更签证表单

在变更签证的表单中,需要对引起变更的具体原因进行归类,并定期进行统计和分析,在后续的工作过程中进行改进。

五、加强台帐管理,实现变更可知可控

为了保障建立完整的变更管理台帐,L企集团要求各公司造价采购部进行如下2个操作:

1.每月进行成本回顾的规定动作

(1)核对当月台账:变更、洽商、签证台账,保证造价采购部、工程部、施工单位三方资料的完整统一。

(2)对上月台账完成金额预估:预估金额同时反映到当月成本系统的项目动态成本回顾中。

2.每月3日前在系统上集中公告

(1)使用《成本系统变更签证管理模块》,系统可自动生成台帐,每月3日由系统自动推送PMO成员。

(2)集团运营中心定期公告各地区公司变更、洽商、签证台帐并进行点评。L企变更管理台帐如下表所示。

L企业的变更管理台帐

L企业作为行业的标杆,在变更管理措施的细节可圈可点:定位务实,各业务部门管理职责清晰,对变更的分类及原因定义准确,通过流程、表单与系统控制保障变更管理的落地,最终通过回顾机制确保其及时、完整。

作者:钟洪涛,来源:节选自明源地产研究院管理丛书《成本制胜——微利时代再造房企核心竞争力》。更多好文推荐分享,请添加明源地产研究院副主编个人微信号mypx2014

责任编辑:永乐大典(残卷)-《终文》(湖北三闸岳满)